Conditional formatting

एकबार फिर से आप सभी का हार्दिक स्वागत हैं ग्लोबेनेट एजुकेशन , एक्सेल क्लास मैं।

आज हम सीखेंगे कण्डीशनल फॉर्मेटिंग। कंडीशनल फॉर्मेटिंग की मद्दत से हमे किसी भी टेबल को या डाटा को अलग नजरिये से देख सकते हैं। आइये इसे समझते हैं। 

• HIGHLIGHT GREATER THAN

उप्पर आप देखेंगे की टेबल मैं किसी कंपनी का डाटा दिया हुआ हैं। नाम, डिपार्टमेंट ,रीजन ,ब्रांच, डेट और सैलरी।  अब हमें ये जानना हैं की किस एम्प्लोयी की सैलरी १५००० से ज्यादा हैं कंडीशनल फॉर्मेटिंग की सहायता से उस सेल को हाईलाइट किया जाये। अब हम इसे कैसे करेंगे आइये देखते हैं। 

 १) टेबल मैं से सैलरी कॉलम को सेलेक्ट कर ले.

२)होम मेनू पर क्लिक करे ,कंडीशनल फॉर्मेटिंग  को सलेक्ट करे। 

३)ग्रेटर थेन सेलेक्ट करे। 

४) फॉर्मेट सेल मैं १५००० लिखे 

५) with मैं से लाइट रेड फिल विथ डार्क रेड टेक्स्ट सलेक्ट करे। या जो फॉर्मेट आपको पसंद हो उसे चुने। 

६) अब आप देखंगे की १५००० से ऊपर जिस किसी की भी सैलरी हैं वो रेड फिल विथ डार्क रेड टेक्स्ट और कलर से हाईलाइट हो गई हैं.

वैसे ही आप कस्टम फॉर्मेट पर क्लिक करे  

फिल बटन पर क्लिक करे ब्लू कलर  सेलेक्ट करे ,या जो आप चाहो।  और और रिजल्ट आपके सामने। 

• LESS THAN

लेस्स थन फंक्शन मैं हम जानेगे की जिसकिस एम्प्लोयी की सैलरी १५००० से काम हो उसे ग्रीन  विथ डार्क ग्रीन टेक्स्ट मैं हाईलाइट करे।

१) टेबल मैं से सैलरी कॉलम को सेलेक्ट कर ले.

२) होम मेनू पर क्लिक करे ,कंडीशनल फॉर्मेटिंग  को सलेक्ट करे। 

३) लेस्स थेन सेलेक्ट करे।

४) फॉर्मेट सेल मैं १५००० लिखे 

५) with मैं से ग्रीन  विथ डार्क ग्रीन टेक्स्ट सलेक्ट करे। या जो फॉर्मेट आपको पसंद हो उसे चुने। 

६) अब आप देखंगे की १५००० से नीच जिस किसी की भी सैलरी हैं वो ग्रीन  विथ डार्क ग्रीन टेक्स्ट से हाईलाइट हो जाएगी। 

• BETWEEN

अब हम जानेगे की १०००० से १५००० के बीच मैं जिसकी सैलरी हैं वो रेड टेक्स्ट  मैं हो जाये।

१) टेबल मैं से सैलरी कॉलम को सेलेक्ट कर ले.

२) होम मेनू पर क्लिक करे ,कंडीशनल फॉर्मेटिंग  को सलेक्ट करे। 

३) बिटवीन  सेलेक्ट करे।

४) फॉर्मेट सेल मैं १००००-१५००० लिखे 

५) with मैं से रेड टेक्स्ट सलेक्ट करे। या जो फॉर्मेट आपको पसंद हो उसे चुने। 

६) अब आप देखंगे की १००००-१५००० के बीच जिस किसी की भी सैलरी हैं वो रेड  टेक्स्ट से हाईलाइट हो जाएगी।

• EQUAL TO 

यहां हम बात करेंगे इक्वल टू की जिस किसी एम्प्लोयी की सैलरी १४००० के बराबर हो उसे येलो फील विथ डार्क येलो टेक्स्ट मैं  बताये।

१) टेबल मैं से सैलरी कॉलम को सेलेक्ट कर ले.

२) होम मेनू पर क्लिक करे ,कंडीशनल फॉर्मेटिंग  को सलेक्ट करे। 

३) इक्वल टू  सेलेक्ट करे।

४) फॉर्मेट सेल मैं १४००० लिखे 

५) with मैं से येलो फील विथ डार्क येलो टेक्स्ट  सलेक्ट करे। या जो फॉर्मेट आपको पसंद हो उसे चुने। 

६) अब आप देखंगे की १४०००  के बराबर  जिस किसी की भी सैलरी हैं वो येलो फील विथ डार्क येलो टेक्स्ट  से हाईलाइट हो जाएगी।

• DUPLICATE VALUES

डुप्लीकेट वैल्यूज मैं अगर किसी की सैलरी एक जैसी हैं उसे रेड बॉर्डर मैं हाईलाइट करे।

१) टेबल मैं से सैलरी कॉलम को सेलेक्ट कर ले.

२) होम मेनू पर क्लिक करे ,कंडीशनल फॉर्मेटिंग  को सलेक्ट करे। 

३)  डुप्लीकेट वैल्यूज सेलेक्ट करे।

४) फॉर्मेट सेल मैं डुप्लीकेट सलेक्ट करे 

५) VALUES with मैं से रेड बॉर्डर  सलेक्ट करे। या जो फॉर्मेट आपको पसंद हो उसे चुने। 

६) अब आप देखंगे की जिस किसी की भी सैलरी एक जैसी हैं वो रेड बॉर्डर से हाईलाइट हो जाएगी।

• A DATE OCCURRING

अगर आपके टेबल मैं २ महीने की अन्दर  डेट हैं तो आप इस फंक्शन का इस्तेमाल कर सकते हो। जैसे आपको टेबल मैं से कल की डेट को हाईलाइट करना हैं तो आप यस्टरडे सेलेक्ट कर सकते हो , या नेक्स्ट मंथ। 

• TEXT THAT CONTAINS

टेक्स्ट थत कोन्टैंस मैं हमें फर्स्ट नाम वाली कॉलम को सलेक्ट करना  हैं। अब हमें इनमें से किसी भी नाम को रेड टेक्स्ट से हाईलाइट कर सकते हैं।

• CLEAR RULES

क्लियर रूल्स का उपयोग हम किसी भी फॉर्मूले को हटाने के लिए करते हैं। 

१) टेबल मैं से फर्स्ट नाम  कॉलम को सेलेक्ट कर ले.

२) होम मेनू पर क्लिक करे ,कंडीशनल फॉर्मेटिंग  को सलेक्ट करे। 

३)  क्लियर रूल्स को सेलेक्ट करे।

४) क्लियर रूल्स फॉर्म सिलेक्टेड  सेल  सलेक्ट करे।  

अब आप देखेंगे की जो कॉलम पर कंडशन अप्लाई की थी अब वो वहां से हट चुकी हैं। वैसे ही आप अगर पुरे टेबल से कंडीशन हटाना चाहते हो तो आप क्लियर रूल्स फॉर्म एंटीरे शीट का भी इस्तेमाल कर सकते हो.

• TOP/BOTTOM RULES

टॉप/बॉटम रूल्स  मैं आप देख सकते हैं टॉप १० रिजल्ट , टॉप ३, या टॉप एवरेज , टॉप बिलो एवरेज। 

यहाँ पर हम देखेंगे की इन मैं से टॉप ३ सैलरी किसकी हैं , आइये टॉप १० आइटम्स की मदद से इसे समझते हैं।

१) टेबल मैं से सैलरी कॉलम को सेलेक्ट कर ले.

२) होम मेनू पर क्लिक करे ,कंडीशनल फॉर्मेटिंग  को सलेक्ट करे। 

३) टॉप /बॉटम रूल्स  को सेलेक्ट करे।

४) टॉप १० आइटम्स सेलेक्ट करे। 

५) फॉर्मेट सेल्स मैं ३ नंबर सेलेक्ट करे.या जो आप चाहे। 

६)लाइट रेड फील विथ डार्क रेड टेक्स्ट सेलेक्ट करे।, या जो आप चाहे। 

७) ओके पर क्लिक करे। 

अब देखेंगे की  सैलरी कॉलम मैं टॉप ३ सैलरी वाले कॉलम हाईलाइट हो गए हैं।  वैसे ही आप एवरेज भी और बाकि सब सकते हैं। 

• MORE RULES

अब हम जानेगे की मोर रूल्स को कैसे इस्तेमाल करते हैं। पुरे टेबल मैं से अगर हमें रीजन वाइसे जानना हैं की नार्थ के कितने लोग हैं उसे हाईलाइट  कैसे करे।  आये इसे समझते हैं।

१) पूरा टेबल सलेक्ट करे। 

२) होम मेनू मैं पर क्लिक करे। 

३)कंडीशनल फॉर्मेटिंग को सेलेक्ट करे। 

४) टॉप/बॉटम रूल्स पर क्लिक करे।  मोर रूल्स सेलेक्ट करे।

५)  यूज़ फार्मूला टू डेटर्मिन व्हिच सेल तो फॉर्मेट  को सेलेक्ट करे। 

६) फार्मूला टाइप करे =$E2 ="NORTH"

७) फॉर्मेट  बटन पर क्लिक करे , फील बटन को सेलेक्ट करे , कलर सेलेक्ट करे। 

८) ओके पर क्लिक करे। 

अब आप देखंगे की जहा  नार्थ लिखा था वो रौस कलर मैं हाईलाइट हो गई हैं। 

• DATA BAR

डाटा बार मैं हम कॉलम के अन्दर ही ग्राफ दिखा सकते हैं  ग्रेडिएंट और सॉलिड फील बटन की सहायता से ,आइये देखते हैं। 

१)सैलरी कॉलम को सेलेक्ट करे. 

२)होम मेनू पर क्लिक करे ,कंडीशनल फॉर्मेट को सेलेक्ट करे ,

३)डाटा बार सेलेक्ट करे। 

अब आप देखेंगे की सैलरी कॉलम मैं एक बार दिखाई देगा। इसमें आप वैल्यू के हिसाब से ग्राफ को देख सकते हैं। और इस ग्राफ को एडिट भी कर सकते हैं। 

ग्राफ को एडिट कैसे करे। 

१)होम मेनू पर क्लिक करे 

२)कंडीशनल फॉर्मेट   सेलेक्ट करे 

३)  डाटा बार पर क्लिक करे , मोर रूल्स सेलेक्ट करे। 

४) न्यू फॉर्मेटिंग रूल्स मैं से १ ऑप्शन को  सेलेक्ट करे "फॉर्मेट आल सेल्स बेस्ड ऑन थेइर वैल्यूज "

५) अब इमेज के मुताबिक आप वैल्यूज कलर बॉर्डर चेंज कीजिये। 

आपका ग्राफ चेंज हो जायेगा।

• COLOR SCALES

कलर स्केल्स मैं हम सैलरी कॉलम को ३ अलग अलग कलर मैं देख सकते हैं मिनिमम ,मीडपोइन्ट और मैक्सिमम वैल्यू के हिसाब से।

• MORE RULES 

मोर रूल्स से आप इन कलर्स को एडिट भी कर सकते हैं। मान लीजिये हमें १०००० से १५००० के बीच के वैल्यू को कलर्स करना हैं। इसे हम कैसे करेंगे आइये देखते हैं।

१)होम मेनू पर क्लिक करे 

२)कंडीशनल फॉर्मेट सेलेक्ट करे 

३)  कलर स्केल्स पर क्लिक करे , मोर रूल्स सेलेक्ट करे।

४) न्यू फॉर्मेटिंग रूल्स मैं से २ ऑप्शन को  सेलेक्ट करे "फॉर्मेट ओनली सेल्स थाट कॉन्टैन  "

५)बिटवीन मैं १०००० और  १५००० टाइप करे। 

६) फॉर्मेट पर क्लिक करे। 

७) फिल बटन पर क्लिक करे। कलर सेलेक्ट करे 

८) ओके बटन पर क्लिक करे। 

 

अब आप देखेंगे की जिनकी सैलरी १०००० और १५००० के बीच हैं उन सभी के यहाँ लाइट ग्रीन कलर हो गया हैं।

• ICON SETS

आइकॉन सेट्स से हम सैलरी  को  चार अलग अलग तरीके से देख सकते हैं ,
१)डायरेक्शनल २) शेप ३) इंडिकेटर  और ४) रेटिंग ग्राफ आइकॉन सेट्स किसी भी ग्राफ को ३ कलर मैं दिखता हैं  लौ वैल्यू , मिडल वैल्यू और हाई वैल्यू।
१)डायरेक्शनल

 रेटिंग 

इंडिकेटर  

शेप 

डायरेक्शनल 

वेल, कंडीशनल फॉर्मेटिंग हमने लगभग पूरा सिख लिया हैं।  उम्मीद  करता हूँ आपको समझ मैं आया होगा। 

अपना ख्याल रखे। .. घर पर रहे स्वस्थ रहे।